Microsoft’tan yeni hamle!

Microsoft Teams'e harika bir vardiya planlama, yönetim ve işbirliği özelliği eklendi..  '’Vardiyalar'

Vardiyalı çalışan herhangi bir çalışanınız varsa ve bir rota planlama aracına ihtiyaç duyuyorsanız, muhtemelen bu özellik kuruluşunuz için yararlı bir özellik olacaktır.

Bu yazı, kullanmaya yeni başlayanlar için ‘’Vardiyalar’’ı anlatmakta ve onu nasıl kurup kullanacağınız hakkında bir kılavuz niteliği taşımaktadır.

Microsoft Teams'deki Shifts uygulaması, Frontline Workers'ı bağlı ve senkronize halde tutar.

Ekipler için hızlı ve etkili zaman yönetimi ve iletişim için öncelikle mobil olarak oluşturulmuştur.

Vardiya, çalışanların ve yöneticilerin programları yönetmek ve iletişimde kalmak için mobil cihazlarını kullanmasına olanak tanımaktadır.


Microsoft Teams'de neden vardiya kullanılıyor?

Vardiyaları kullanmamızın temel nedenleri:

  • Vardiya / rota programlarının yönetimi
  • Mobil çalışanlar arasındaki iletişim
  • Mobil çalışanlar arasında iş birliği
  • Belgelerin, haber bültenlerinin ve videoların paylaşılması
  • Çalışanların programları değiştirmeye ve izin almaya yönelik değişiklik talepleri


Microsoft StaffHub uygulamasının yerini alan ‘’Vardiyalar’’ ile ‘’StaffHub’’ arasındaki fark nedir?

Microsoft daha önce kuruluşlara StaffHub adında bir dijital vardiya yönetimi ve iş birliği uygulaması sağlamıştı.

Ancak 2018'de Microsoft Ignite'ta StaffHub'ın kullanımdan kaldırılacağı (ve işlevlerin çoğunun Microsoft Teams ile birleştirileceği) duyurulmuştu.

Kararın arkasındaki mantık, çeşitli Office 365 uygulamaları arasındaki çakışmayı önlemek ve kullanıcıların tek bir uygulama içinde çalışmasına izin vermekti.

StaffHub, 1 Ekim 2019 itibariyle kullanımdan kaldırılmıştı.


Teams'de Vardiyalar nasıl kullanılır?

1)Kurulum

Başlamak için menü çubuğundaki 'üç noktayı' tıklayabilirsiniz.

Shifts'i burada listelenen ek uygulamalardan biri olarak göreceksiniz.




Yalnızca zamanlamayı oluşturmak istediğiniz Office 365 ekibinin yöneticisi olarak atandıysanız bir zamanlama oluşturabilirsiniz.


Devam etmek için ‘oluştur’ u seçiniz.

Ekibiniz küresel olarak çalışıyorsa, vardiya programı için hangi saat dilimini kullanmak istediğinizi iyice düşünmeniz önemlidir.



‘Onayla’ (Confirm) seçeneğine tıkladığınızda, vardiyanın genel görünüm ekranını görürsünüz.




2)Vardiya oluşturma

Plana ekip üyelerini eklemek için, 'gruba kişi ekle' seçeneğine tıklayınız. 

Herhangi bir iş arkadaşınızı Office 365 profiline sahip oldukları sürece Shift programına ekleyebilirsiniz.



Bir takım üyesi için vardiya oluşturmak istiyorsanız, programındaki herhangi bir boş kısma çift tıklayın ve vardiya ile ilgili ayrıntıları doldurabilirsiniz.



Vardiya hakkında aşağıdakiler gibi çeşitli ayrıntılar ekleyebilirsiniz:

  • Başlangıç ​​ve bitiş saatleri
  • Tema rengi (belirli vardiya türleri veya aktiviteler için belirli renklerin kullanılacağına karar verebilirsiniz.)
  • Vardiyanın hangi işleri içereceği ve dikkat edilecekler hakkında notlar
  • Molaların ve öğle yemeğinin süresi- ve molaların ödenip ödenmeyeceği




Vardiya programı için bir ekip adı ekleyebilirsiniz.

Oluşturduğunuz vardiyalarla dolu olan vardiya kısmının üzerindeki kutuya bir ad girmeniz yeterlidir.


Açık vardiyalar satırı, vardiyaları ekip üyelerine ayırmadan önce oluşturmanıza olanak tanır.



Açık vardiya oluşturduktan sonra, 'üç nokta' kısmına tıklayabilirsiniz, böylece daha fazla seçenek içeren bir menü görünecektir.

Ayrıca bu, açık vardiyayı takımın bir üyesine atamanıza izin verecektir.



Haftanın ilgili günleri için vardiya programı hakkında notlar da ekleyebilirsiniz.




Siz vardiyaları onlarla paylaşana kadar ekip üyeleriniz bilgilendirilmeyecek. 

Bunu yapmak için ekranın sağ üst köşesindeki 'Ekiple paylaş' a tıklayabilirsiniz.




Daha sonra, takvimin hangi günlerini ekip üyeleriyle paylaşmak istediğinizi seçebileceksiniz.

Dahil etmek istediğiniz aralığın ilk ve son gününü seçin ve ardından 'tüm takımla' (yani programa göre listelenenler) veya 'yalnızca etiketlenen kişilerle' (yani vardiya atanmış kişilerle) paylaşmayı seçiniz.



3)İstek ekleme ve onaylama

Aşağıdakiler için kolaylıkla istek yapabilir, onaylayabilir veya reddedebilirsiniz:

  • Kapalı zaman
  • Vardiya değişimleri
  • Mevcut vardiya teklifleri

'İstekler' düğmesi ana program ekranının sağ üst köşesinde bulunur.





Kolayca talep ekleyebilir ve önceki taleplerin onaylanıp onaylanmadığını görebilirsiniz.